Redukcja czasu obsługi zgłoszeń o 47% dla biura rachunkowego
Wdrożyliśmy system automatycznego kategoryzowania maili od klientów. Czas segregacji dokumentów skrócił się z 4 dni do 1.5 dnia.
Biuro Finans-Partner Gniezno zmagało się z ogromną liczbą maili od 83 stałych klientów. Przejrzeliśmy procesy i wdrożyliśmy automatyzację, która odciążyła zespół księgowych w codziennej pracy.
Wyzwanie
Głównym problemem było ręczne przepisywanie faktur i segregacja zapytań trafiających na skrzynkę ogólną. Pracownicy tracili średnio 4 dni robocze miesięcznie tylko na sortowanie maili z załącznikami PDF do odpowiednich segregatorów cyfrowych. Często dochodziło do pomyłek, gdzie faktury od dostawców mieszały się z prywatną korespondencją właścicieli firm.
Sytuację pogarszał fakt, że klientów przybywało, a zespół składający się z 5 osób nie był w stanie wydajnie obsługiwać rosnącego strumienia danych. Każdy dokument wymagał ręcznego sprawdzenia numeru NIP i dopasowania do klienta, co było skrajnie nieefektywne.
Podejście
Przejdźmy do konkretów. Zespół Zproc AI Solutions przeprowadził audyt przepływu informacji w biurze. Wybraliśmy 142 historyczne maile jako bazę treningową dla modelu, który miał nauczyć się rozpoznawać wzorce nadawców i rodzaje załączników.
Zaprojektowaliśmy prosty skrypt działający w chmurze, który klasyfikuje przychodzące wiadomości w 2 sekundy po ich odebraniu. Zamiast budować skomplikowane kombajny, skupiliśmy się na bezpiecznym i czytelnym skategoryzowaniu każdej wiadomości przed jej odczytaniem przez księgową.
Rozwiązanie
Wdrożyliśmy system, który automatycznie wykrywa faktury, wyciąga z nich podstawowe dane i przesyła do folderów przypisanych do konkretnego klienta. Każda wiadomość otrzymuje etykietę z priorytetem, co pozwala zespołowi skupić się na najpilniejszych sprawach podatkowych.
Dodatkowo, zaimplementowaliśmy mechanizm powiadomień dla brakujących dokumentów. Jeśli system zauważy, że brakuje faktury dla klienta, który zazwyczaj wysyła je do 5-go dnia miesiąca, automatycznie oznacza to jako zadanie w panelu zarządczym.
Rezultaty
Dzięki wdrożeniu systemu czas niezbędny na segregację dokumentów spadł z 4 do 1.5 dnia, co pozwoliło zespołowi obsłużyć 12 nowych klientów w tym samym czasie pracy.
Harmonogram
-
Styczeń 2024Audyt skrzynki mailowej i analiza procesów
-
Luty 2024Testy systemu na historycznych danych
-
Marzec 2024Wdrożenie produkcyjne i szkolenie dla 5 pracowników
"Z początku byłem sceptyczny, czy AI poradzi sobie z różnym formatowaniem faktur. Po 3 miesiącach testów wiem, że to była najlepsza decyzja dla biura. Pracownicy mają wreszcie czas na doradztwo zamiast na klikanie w maile."