Optymalizacja oferty handlowej dla firmy produkcyjnej
Stworzyliśmy customowy prompt-engine, który generuje szkice ofert technicznych na podstawie parametrów z plików PDF. Błąd ludzki spadł niemal do zera.
Współpraca z Metal-Tech Wielkopolska skupiała się na wyeliminowaniu wąskich gardeł w dziale handlowym. Zautomatyzowaliśmy proces generowania ofert technicznych, który wcześniej opierał się na ręcznym przepisywaniu danych z rysunków.
Wyzwanie
Firma produkcyjna otrzymywała średnio 42 zapytania ofertowe tygodniowo. Pracownicy musieli ręcznie odczytywać wymiary i specyfikacje materiałowe z plików PDF, co zajmowało średnio 3.2 godziny na pojedynczy dokument.
Zauważyliśmy, że przy dużej liczbie zleceń pojawiały się pomyłki w wycenie, które kosztowały firmę średnio 2 400 PLN miesięcznie w ramach poprawek. Zespół handlowy pracował pod ciągłą presją czasu, co obniżało jakość kontaktu z klientem.
Podejście
Zespół Zproc AI Solutions przeprowadził audyt przepływu informacji w biurze w Gnieźnie. Zbudowaliśmy prompt-engine, który wykorzystuje modele językowe do interpretacji parametrów technicznych zawartych w dokumentacji.
Przez 4 tygodnie testowaliśmy system na historycznych danych. Nasz zespół programistów stworzył dedykowany interfejs, do którego handlowcy wgrywają pliki, a system po 15 sekundach zwraca gotowy szkic oferty w formacie CSV.
Rozwiązanie
Dostarczyliśmy narzędzie, które automatycznie wyciąga dane o gatunku stali, grubości blachy i tolerancjach wymiarowych. System łączy się z bazą cenową firmy, co pozwala na generowanie wyceny z marginesem błędu poniżej 1%.
Nie zastąpiliśmy ludzi, a jedynie odciążyliśmy ich z żmudnego przepisywania cyfr. Teraz handlowcy z Metal-Tech poświęcają ten czas na rozmowy z kontrahentami, zamiast na pracę przy klawiaturze.
Rezultaty
Dzięki wdrożeniu automatyzacji, czas przygotowania oferty handlowej skrócił się z ponad 3 godzin do zaledwie 12 minut. Proces stał się powtarzalny, a błędy w wycenie zostały praktycznie wyeliminowane.
Harmonogram
-
Kwiecień 2024Audyt procesu ofertowania i analiza 120 plików PDF
-
Maj 2024Budowa prompt-engine i integracja z bazą danych cen
-
Czerwiec 2024Szkolenie zespołu handlowego i wdrożenie produkcyjne
"Sceptycznie podchodziłem do AI, bo nasze rysunki techniczne są skomplikowane. Zproc AI Solutions zrobiło to raz, a dobrze. Oszczędzamy 3 godziny na każdej wycenie."