Automatyczne raportowanie dla sieci handlowej
Zastąpiliśmy ręczne przepisywanie danych z raportów dziennych automatycznym skryptem AI. Managerowie dostają gotowy wniosek każdego ranka.
Sieć sklepów ABC Retail zmagała się z ogromem ręcznej pracy przy codziennym rozliczaniu sprzedaży. W Zproc AI Solutions wdrożyliśmy automatyzację, która wyeliminowała konieczność ręcznego przepisywania plików Excel przez personel.
Wyzwanie
Zespół managerów w 7 sklepach poświęcał średnio 45 minut dziennie na scalanie raportów z kas fiskalnych i systemów magazynowych. Dane trafiały do centrali w różnych formatach, co generowało błędy w 14% przypadków, zmuszając dział kontrolingu do poprawek.
Problem narastał wraz z liczbą transakcji. Przez to, że raporty były gotowe dopiero około południa, decyzje o zamówieniach towaru były podejmowane z opóźnieniem. Zarząd potrzebował klarownego wglądu w wyniki sprzedaży już o 8:00 rano.
Podejście
Nasz zespół, w tym główny programista i konsultant ds. danych, przeanalizował strukturę plików wyjściowych z systemów kasowych. Zamiast wdrażać kosztowne systemy klasy ERP, napisaliśmy autorski skrypt oparty na Pythonie z modelem AI do rozpoznawania wzorców w danych.
Przeprowadziliśmy trzy sesje testowe, sprawdzając spójność danych z czterech różnych typów kas. Skrypt został zintegrowany z wewnętrznym serwerem klienta, co pozwoliło uniknąć przesyłania wrażliwych informacji na zewnętrzne serwery chmurowe.
Rozwiązanie
Dostarczyliśmy narzędzie, które o godzinie 07:15 automatycznie pobiera surowe dane, czyści je z duplikatów i generuje czytelne zestawienie w PDF. System automatycznie wysyła raport do dedykowanej skrzynki mailowej zarządu oraz do kierowników poszczególnych placówek.
Dodatkowo wdrożyliśmy moduł ostrzegania, który zaznacza na czerwono kategorie produktów z rotacją poniżej 23%. Dzięki temu managerowie od razu wiedzą, który asortyment wymaga promocji.
Rezultaty
Automatyzacja pozwoliła przesunąć uwagę pracowników ze żmudnego przepisywania danych na bezpośrednią obsługę klientów i zarządzanie stanami magazynowymi. Zmiana przyniosła wymierne korzyści czasowe i finansowe w kwartalnym rozliczeniu.
Harmonogram
-
Lipiec 2024Audyt źródeł danych i testy kompatybilności systemów kasowych
-
Sierpień 2024Budowa skryptu przetwarzającego i integracja z serwerem
-
Wrzesień 2024Wdrożenie pilotażowe w 3 sklepach i szkolenie załogi
"Z początku byłem nieufny wobec AI w tak prostych zadaniach. Okazało się jednak, że skrypt nie robi błędów, które zdarzały się nam wcześniej. Przejdźmy do konkretów: oszczędzamy czas i mamy święty spokój."