Automatyzacja maili: 3 proste kroki

Problem: Zalew zapytań o stawkę

Nasz klient, firma przewozowa zatrudniająca 14 osób, otrzymywała średnio 47 zapytań ofertowych dziennie na główną skrzynkę. Zespół spędzał 3.2 godziny każdego dnia tylko na ręcznym segregowaniu maili do odpowiednich spedytorów. To klasyczny wąskie gardło, które blokuje realny rozwój firmy, bo zamiast wyceniać ładunki, pracownicy zajmowali się przeklejaniem treści do Excela.

W trakcie audytu w sierpniu 2024 roku zauważyliśmy, że 83% maili zawierało standardowe dane: trasę, wagę towaru i preferowaną datę załadunku. Nie było sensu angażować w to człowieka na etapie wstępnej selekcji. Zróbmy to raz, a dobrze – postanowiliśmy wdrożyć system, który rozpoznaje strukturę wiadomości i sam przypisuje priorytety.

Krok 1: Kategoryzacja treści

Pierwszym etapem było zdefiniowanie tzw. triggerów wewnątrz skrzynki odbiorczej. Zamiast budować dedykowany system, wykorzystaliśmy gotowe narzędzia do parsowania treści maili. Skrypt sprawdza obecność słów kluczowych takich jak 'paleta', 'tonaż' czy 'termin'. Jeśli zapytanie jest kompletne, system automatycznie nadaje mu etykietę 'do wyceny' i przesuwa do odpowiedniego podfolderu.

To zajmuje zazwyczaj 2 godziny pracy, aby poprawnie skonfigurować reguły dla najczęstszych wzorców. Dzięki temu spedytor widzi tylko te maile, które faktycznie wymagają jego decyzji biznesowej, a nie cały spam ofertowy z platform transportowych.

Spedytor widzi tylko te maile, które wymagają jego decyzji, a nie cały spam ofertowy.

Krok 2: Automatyczna odpowiedź z instrukcją

Częstym błędem jest wysyłanie pustego potwierdzenia odebrania maila. My zrobiliśmy inaczej. Jeśli klient wysłał zapytanie z brakującymi danymi, nasz system odsyła precyzyjną informację, czego brakuje, by wycena mogła ruszyć. Testowaliśmy to na 47 projektach i w 73% przypadków klient uzupełniał dane w ciągu 15 minut.

Dzięki takiemu podejściu, spedytor nie musi tracić czasu na dzwonienie do klienta w celu dopytania o szczegóły techniczne. Zyskujemy czas, a klient czuje, że jego sprawa jest profesjonalnie procedowana od pierwszej sekundy.

Krok 3: Wdrażanie i efekty końcowe

Wdrożenie zakończyliśmy w ciągu 4 dni roboczych. Zespół Zproc AI Solutions nie tylko dostarczył skrypty, ale też przeszkolił pracowników z obsługi nowego, uporządkowanego inboxa. Zauważyliśmy, że po 30 dniach średni czas oczekiwania klienta na pierwszą odpowiedź spadł z 4.7 godziny do zaledwie 50 minut.

To wdrożenie pokazuje, że nie potrzebujesz zaawansowanej sztucznej inteligencji, by poczuć realną zmianę. Często wystarczą uporządkowane procesy i prosta automatyzacja zadań, które powtarzasz codziennie. Jeśli chcesz sprawdzić, ile czasu oszczędzisz u siebie, napisz do nas – przejdźmy do konkretów.